Das sollten Sie bei der Büroraumsuche beachten

Die Büroraumsuche ist ein wichtiger Schritt im Leben eines Startup-Unternehmens. Die Gründung eines Startups erfolgt mit einer Idee, einer Innovation oder einem Willen, etwas verändern zu wollen. Doch um die Vorhaben für die Zukunft verwirklichen zu können, kommt man nach einiger Zeit nicht mehr ohne die passenden Räumlichkeiten aus. Je nachdem, wie viele Mitarbeiter:innen und Angestellte beschäftigt sind, wird das Homeoffice nicht mehr den Anforderungen gerecht. Ein Büro ermöglicht nicht nur ungestörte Arbeit, sondern kann auch das Gemeinschaftsgefühl stärken.  

 Doch ist einmal die Entscheidung gefällt, steht die Suche nach der richtigen gewerblichen Immobilie noch bevor. Um die passenden Büroräume zu finden, gibt es einiges zu beachten, wie zum Beispiel die Lage oder die Mietkosten. Wichtig ist, von vornherein, genau zu wissen, wonach man sucht und welche finanziellen Mittel einem zur Verfügung stehen. Hier erfahren Sie, was außerdem bei der Büroraumsuche zu beachten ist.

Kriterien 

Größe 

Bereits bevor die Suche losgeht, sollten Kriterien festgelegt werden. Dazu gehört die Größe des Büros, welche von der Größe des Unternehmens und der benötigten Arbeitsplätze abhängt. Dabei  liefert die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) gesetzliche Vorgaben darüber, wie groß die Mindestfläche pro Kopf sein muss. Bei Einzelbüros beträgt diese 8 bis 10 qm und in Großraumbüros aufgrund des höheren Geräuschpegels 12 bis 15 qm. Gewerbemakler:innen können an dieser Stelle von großem Nutzen sein, da sie sich in dem Gebiet auskennen und damit wissen, was zu beachten ist. 

 Es sollten bei der Kalkulation allerdings Puffer für eventuellen Wachstum oder eine Expansion der Firma mit einberechnet werden. Handelt es sich um ein Unternehmen, welches sehr schnell wächst, so eignen sich Immobilien die Expansionsfläche bietet. Durch dieses vorausschauende Denken kann ein kosten- und zeitaufwändiger Umzug frühzeitig vermieden werden. 

Art des Büros 

Nach der Größe der benötigten Bürofläche sollte ein Plan für die Art des Büros oder den genaueren Verwendungszweck festgelegt werden. Es besteht die Wahl zwischen Einzel-, Mehrpersonen-, Großraum- oder Kombibüros. Jedes hat seine Vor- und Nachteile, jedoch wird am Ende individuell bestimmt, was in Frage kommt. Einzelbüros bieten Privatsphäre und einen ruhigen und ungestörten Arbeitsalltag, wohingegen Büros in denen mehr als eine Person arbeitet, sich besonders anbieten, wenn geschäftsinterne Kommunikation an der Tagesordnung stehen und auch Team- und Projektarbeit geschätzt werden.  

Es hängt also vom Unternehmen ab, was für ein Arbeitsklima herrscht und welche Form am besten zur Unternehmensphilosophie passt. Allerdings muss man sich nicht zwingend für eins entscheiden. Kombibüros vereinen die Vorteile von beiden bzw. den drei Möglichkeiten. Dementsprechend nimmt dies viel Raum in Anspruch und dieser wird nicht so effizient genutzt wie beispielsweise in einem Großraumbüro. 

Ausstattung 

Was auch vom Unternehmen selbst abhängt, sind die Ausstattung und die Anforderungen, die das Büro erfüllen muss. Dazu gehören 

• Elektroinstallation 
• Sanitärinstallation 
• Klimaanlage und Heizung 
• Telefon- und EDV-Anschlüsse  
• Küchenbereich, Gemeinschaftsraum/ Aufenthaltsraum 
• Meeting-/ Seminarraum 
• Parkplätze 
• Genügend Platz für Akten 
• Abdunklungsmöglichkeiten  
• Einwandfreie Isolierung 

Steht oft Kundenbesuch an, so sollte für einen Wartebereich gesorgt sein und auch die Inneneinrichtung sollte ansprechend und einladend sein. Ist die Firma aber im IT-Bereich o. Ä. tätig, so hat natürlich eine moderne technische Ausstattung Priorität. Dabei kommt heutzutage niemand mehr ohne EDV und die dazu erforderlichen Ressourcen wie eine gute Verbindung aus. 

Lage 

Damit die Büroräume gut sowohl für Mitarbeiter:innen und Kund:innen zu erreichen ist, spielt die Lage eine wichtige Rolle. Die Geschäftsadresse ist sozusagen das Aushängeschild des Betriebs und beeinflusst auch das Image. Im Zuge dessen sollte sich zuvor über das Viertel und dessen Ruf informiert werden, wenn man nicht selber aus der Gegend kommt. Eine Besichtigung der Lage empfiehlt sich auch, um beurteilen zu können, wie die Verkehrsanbindung und die umliegende Infrastruktur sind. Sind Haltestellen von Fuß aus zu erreichen und gibt es in der Nähe Supermärkte, Restaurant und Cafés, die in der Mittagspause frequentiert werden können? 

Die Lage und Umgebung spielen eine wichtige Rolle. Stellen Sie sicher, dass es nicht zu laut ist.

Ohne Umstände kann dies über Google Maps festgestellt werden. Die persönliche Besichtigung, nicht nur der Umgebung, sondern auch der Immobilie und Räume gibt Aufschluss darüber, wie der Lärmpegel ist. Deswegen sollte darauf geachtet werden, ob sich in unmittelbarer Nähe eine Schule, Kindergarten oder auch ein (S-)Bahnhof befindet. Wieder einmal kommt es darauf an, was besser zu der Firma passt: Ein zentraler Standort, den Kund:innen einfach und schnell erreichen und der potenzielle anlockt oder lieber doch ein etwas dezentral gelegener, durch welchen man etwas sparen kann.  

Kosten 

Im Voraus sollte eine Budgetplanung aufgestellt worden sein, in der alle anfallenden Kosten vorkommen, darunter 

• Kaltmiete 
• Energiekosten 
• Nebenkosten 
• Kaution 
• Um-/ Ausbaukosten 
• Mögliche Versicherungskosten 
• Umzugskosten 
• Kosten für Einrichtung/ Innenausstattung 

 Dabei lässt der letzte Punkt den größten Handlungsspielraum. Für eine gute Arbeitsmoral und die allgemeine Zufriedenheit ist die Optik des Büros unbewusst ein großer Faktor. Auch wenn es dem Geschäftsführer oder jemand anderem überlassen ist, setzen die meisten auf Einheitlichkeit und ein eher dezentes und schlicht gehaltenes Interieur für ein seriöses Auftreten. Das variiert durchaus von Unternehmen zu Unternehmen und so etwas wie eine Richtlinie gibt es nicht.  

Wer hochwertige und optisch ansprechende Büromöbel und Zubehör haben will, muss aber nicht zwingend tief in die Tasche greifen. Man kommt auch schon mit einem kleinen Budget an schöne und teilweise auch ergonomische Stücke, wenn man weiß, wo man suchen soll. Ein Geheimtipp lautet da, gebraucht zu kaufen. Oft sind diese Teile noch in sehr gutem Zustand und trotzdem um einiges günstiger.  

Digitale Ausstattung

In einige Sachen lohnt es sich aber in neue Ware zu investieren. Gerade digitales Equipment gewinnt immer an größerer Bedeutung und spätestens seit der Corona-Pandemie ist allen bewusst geworden, dass längst ein neues Zeitalter angebrochen ist, in dem man nicht auf moderne Technik verzichten kann. Nicht nur die Arbeit aus dem Homeoffice sollte problemlos digital funktionieren, aber auch in den Büroräumen selbst. Insbesondere in Betrieben, in denen oft Meetings und Präsentationen stattfinden, muss man Lösungen finden, dies anzupassen an den technologischen Entwicklungsstand. Langfristig ist das sogar mit weniger Aufwand verbunden, da Teilnehmende leichter Zugriff haben und das Arbeiten mit digitalen Tafeln zum Beispiel sowohl für Umwelt, als auch für die Vorstellenden und das Publikum vorteilhaft ist. 

Für einen kleinen Meetingraum bietet sich eine digitale Tafel wie beispielsweise dem ActiveBoard Touch oder einem ActivPanel an. Ersteres hat einen integrierten Projektor und ist in seinem Anwendungsbereich flexibel. Man kann sowohl mit den dafür vorgesehenen Stiften darauf schreiben, als auch mit Magneten arbeiten. Diese Art von interaktiven Boards sind zwar eher vorgesehen für hybriden Schulunterricht, allerdings auch zweckentfremdbar. Besonders für Nachhilfe-Studios erwiesen sich diese als äußerst sinnvoll. Gerade als ein Lockdown auf den anderen folgte und einige Schüler sich in die Quarantäne begeben mussten. 

Fazit

Unter dem Strich also schon einiges, was da zusammenkommt. Wie schon angesprochen, kann da ein Immobilienmakler:in (, am besten einer, der auf die Vermittlung von Büroimmobilien spezialisiert ist,) weiterhelfen. Diese:r kann bei der Immobiliensuche behilflich sein, aber auch wenn es darum geht, den Mietvertrag aufzusetzen oder auszuarbeiten. Zu den Bestandteilen gewerblicher Mietverträge gehören mitunter der Mietpreis, die Vertragsdauer, Konkurrenzschutz, Kündigung etc. 

Falls keine den Wünschen gerecht werdender Büroraum gefunden wird, gibt es heutzutage auch noch andere Möglichkeiten. Zumindest in Großstädten kann man oft Coworking Spaces oder Bürogemeinschaften vorfinden. Dort stehen bereits Möbel und weitere Ausstattung zur Verfügung.  Die Atmosphäre wird von vielen als persönlicher und bunt beschrieben.  

Welches die beste Option ist, ist letztendlich jedem selbst überlassen.