Nebenkostenabrechnung erstellen | Aufkl├Ąrung, Tipps und ein Tool

Jedes Jahr muss ich mir die Klagen meines Vaters anh├Âren, der f├╝r seine Mieter die Nebenkostenabrechnung (NK-Abrechnung), oder auch Betriebskostenabrechnung, erstellen muss. Obwohl es bedeutet, dass ├╝ber Nachzahlungen auch Geld auf das Konto des Vermieters landen kann, ist der Aufwand schon sehr hoch. Witzig ist, dass meine Vermieter, die uns ihre Gewerbeimmobilie f├╝r die Redaktion vermieten, ebenfalls ├╝ber den Aufwand klagen. Die Berechnung und Zusammenstellung der Nebenkosten ist in meinen Augen kein Hexenwerk, denn haben Vermieter*innen die Unterlagen immer ordentlich und ├╝bersichtlich beisammen gehalten, dann kann die Anfertigung einer Nebenkostenabrechnung schnell erledigt werden.

Zusammensetzung einer Nebenkostenabrechnung

Die in der Nebenkostenabrechnung enthaltenen Nebenkosten und Betriebskosten werden gerecht unter den Mietern aufgeteilt. Neben der Kaltmiete sind die Betriebskosten oder Nebenkosten der Teil der monatlichen Miete, der unter die Warmmiete f├Ąllt. In der Abrechnung der Nebenkosten k├Ânnen ziemlich viele Posten aufgef├╝hrt sein. Es kommt dabei auf die Art der Immobilie und den j├Ąhrlich angebotenen Service an.

Kostenlose Checkliste f├╝r Mieter und Vermieter

F├╝r Vermieter ist es wichtig, dass eine Abrechnung nicht angefochten werden kann und diese alle wichtigen Inhalte und Merkmale aufweist. Mieter k├Ânnen von den Fehlern ihrer Vermieter bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung profitieren, weil sie dieser dann widersprechen k├Ânnen. Darum haben wir eine kostenlose Checkliste f├╝r die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung f├╝r Mieter und Vermieter erstellt, welche sich hierheruntergeladen werden kann. Speichern Sie sich das Bild einfach ab und drucken es sich aus.

Wichtige Inhalte einer Betriebskostenabrechnung

Damit eine Betriebskostenabrechnung nicht so einfach angefochten werden kann, sind bei der Erstellung des Anschreibens die Formalit├Ąten wichtig. Immer wieder gibt es juristische Streitereien um die Nebenkosten. Um als Vermieter*in die optimale Position in einem solchen Streit zu haben, sollten Sie die Nebenkostenabrechnung immer auf Fehler untersuchen und alle notwendigen Erkl├Ąrungen enthalten, damit die Kostenaufstellung nachvollziehbar ist. Hierzu geh├Ârt als wichtigstes Element der transparente Verteilerschl├╝ssel. Nat├╝rlich m├╝ssen Sie die Anschrift der Mieters auf die Abrechnung schreiben, aber auch die Adresse der Mietimmobilie, damit die Abrechnung eindeutig Ihrem Objekt zugeordnet werden kann.

Transparenz bei der Abrechnung schaffen

Dieser Verteilerschl├╝ssel kl├Ąrt die Mietparteien dar├╝ber auf, welchen Anteil sie zu bezahlen haben. In diesem Verteilerschl├╝ssel k├Ânnen zum Beispiel die Wohnfl├Ąche, die Anzahl von Wohneinheiten oder die Gr├Â├če des Haushalts unterschiedliche Gewichtungen bei der Berechnung haben. Diese Berechnung ist f├╝r die verbrauchsabh├Ąngigen Nebenkosten wichtig, wie zum Beispiel der Verbrauch von Wasser und Heizkosten. Zus├Ątzlich befinden sich noch die nicht verbrauchsabh├Ąngigen Faktoren in der Betriebskostenabrechnung, wie die Kosten f├╝r die M├╝llabfuhr oder die Beauftragung eines Winterdienstes. Die Abrechnung muss auch die genaue Summe der Vorauszahlungen der Nebenkosten enthalten.

Fristen f├╝r Betriebskostenabrechungen

In der Nebenkostenabrechnung muss der Abrechnungszeitraum klar draufstehen. Dieser definiert auch die Frist f├╝r die Zahlung der Nebenkosten. Der Vermieter hat die Frist einzuhalten, dass er die Nebenkostenabrechnung sp├Ątestens nach 12 Monaten nach dem Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums an die Mieter*innen aush├Ąndigt. Mieter*innen k├Ânnen die Rechnung ├╝ber einen Zeitraum von 12 Monaten auf formale Fehler ├╝berpr├╝fen und Widerspruch einlegen.

Sollte dem Mieter ein Guthaben zustehen, dann muss der Vermieter dieses sp├Ątestens nach dem Ablauf von 30 Tagen nach Zusendung der Abrechnung auszahlen. F├╝r Vermieter*innen ist zu empfehlen, dass die Vorauszahlungen der Nebenkosten f├╝r das Folgejahr angepasst werden, um Vermieter sinnvoll zu entlasten.

Umgang mit fehlerhaften Nebenkostenabrechnungen

Die fehlerhafte Nebenkostenabrechnung kann dazu f├╝hren, dass es bis vor das Gericht geht. Das richtige umlegen, abrechnen und Anschreiben sind wirklich wichtige Details, die ein Vermieter beherrschen sollte. Der Gang zum Fachanwalt kann so erspart bleiben. Mieter k├Ânnen sich an den Mieterverein wenden oder eines der zahllosen Angebote der Rechtsberatung einholen. Das Mietrecht ist ein lukrativer Fachbereich f├╝r Juristen. Es wird eigentlich immer empfohlen die vorliegenden Betriebskosten zu pr├╝fen, um vermeintlich hohe Kosten nachvollziehbar werden zu lassen. Gehen Sie daf├╝r die einzelnen Positionen durch und wenn Sie Kontakt zu einem Nachbarn haben, dann vergleichen Sie diese doch mit dem anderen Mieter. Sollte eine fehlerhafte Abrechnung vorliegen, dann nehmen Sie zuerst Kontakt mit dem Vermieter auf und lassen sich die Abrechnung erkl├Ąren.

Liste ├╝ber 16 Posten auf einer Nebenkostenabrechnung

  1. Heizkosten
  2. Wasserkosten
  3. Grundsteuer
  4. Abwasser
  5. Fahrstuhlkosten
  6. Stra├čenreinigung
  7. M├╝llabfuhr
  8. Reinigungsdienstleistungen
  9. Hausmeister
  10. Concierge
  11. Beleuchtung
  12. Versicherungen
  13. Schornsteinreinigung
  14. Kosten f├╝r Wascheinrichtungen
  15. Gemeinschafts-Antennenanlage
  16. Breitbandanschluss

Erkl├Ąrungen der m├Âglichen Kostenfaktoren

  • Heizkosten

F├╝r die Heizkosten hat jeder Mieter in der Regel eine eigene Uhr, welche gerade bei dem Einsatz einer Zentralheizung nat├╝rlich wichtig ist. Der Jahresverbrauch wird dann anteilig abgelesen und befindet sich dann in der Nebenkostenabrechnung wieder. Dies setzt nat├╝rlich voraus, dass die Heizkosten ├╝berhaupt ein Teil der Warmmiete sind und nicht individuell durch einen eigenen Anbieter bestellt sind.

  • Wasserkosten

Einen eigenen Wasseranbieter haben wir als Mieter in einer Immobilie nicht. Die Kosten f├╝r das Kaltwasser und Warmwasser wird auf die Nebenkosten umgelegt. Mit Hilfe eines Wasserz├Ąhlers kann der genaue Verbrauch einer Mieteinheit bestimmt werden. Die einzelnen Mieter finden so die Abrechnung ihres individuellen Verbrauchs wieder. Zus├Ątzlich zu dem im Alltag verbrauchten Wasser kommen hier bei einigen Immobilien noch die Kosten f├╝r die Bew├Ąsserung von Gr├╝nanlagen hinzu.

  • Grundsteuer

Jedes Jahr ist f├╝r den Besitzer der Immobilie die Grundsteuer f├Ąllig. Diese ├Âffentlichen Lasten sind laut dem Gesetzgeber umlagef├Ąhig. Diese unterscheidet sich in Deutschland je nach Bundesland. Diese Steuer geh├Ârt zu den umlagef├Ąhigen Nebenkosten und wird in der Regel auch genutzt. Dennoch habe ich schon oft geh├Ârt, dass ein Argument f├╝r Mieterh├Âhungen gerne die Erh├Âhung der Grundsteuer ist, aber das w├Ąre falsch, wenn diese dann noch in den j├Ąhrlichen Betriebskosten auftauchen w├╝rde. Die Grundsteuer bitte nicht mit der Grunderwerbssteuer verwechseln, die Sie beim Kauf einer Immobilie an das jeweilige Bundesland zahlen m├╝ssen. Diese Grunderwerbssteuer sollte als Fehler bei der Baufinanzierung vermieden werden.

  • Abwasser

In Deutschland zahlt jeder Mensch im Schnitt 120 ÔéČ im Jahr f├╝r das Abwasser. Das saubere Leitungswasser f├╝r den t├Ąglichen Gebrauch liegt bei circa 80 ÔéČ pro Einwohner. Die Kosten f├╝r das Abwasser wird sich beim Vermieter abgeholt, der diese Kosten ebenfalls in die NK-Rechnung einflie├čen l├Ąsst.

  • Fahrstuhlkosten

Ich m├Âchte meinen Fahrstuhl nicht mehr missen, aber auch hier fallen f├╝r Wartungen, Reparaturen und Strom nat├╝rlich Kosten an. Diese anfallenden Kosten k├Ânnen mit der Nebenkostenabrechnung abgerechnet werden, wenn nichts anderes im Mietvertrag vereinbart wurde. Da meistens jede Wohnung den Zugang zum Fahrstuhl hat und sei es die Fahrt vom Erdgeschoss in den Keller, beteiligt sich auch die unterste Etage an den Kosten f├╝r den Fahrstuhl.

  • Stra├čenreinigung und M├╝llabfuhr

Die St├Ądte und Kommunen reinigen unsere Stra├čen oder holen die M├╝lltonnen nicht gratis ab. Ein Teil der Kosten zahlt der Vermieter und hat damit eine neue Umlage f├╝r die Abrechnung mit seinen Mieterinnen und Mietern.

  • Reinigungsdienstleistungen, Hausmeister und Concierge

Wenn die Flure regelm├Ą├čig gewischt, geputzt und gereinigt oder die Gr├╝nanlagen sch├Ân gemacht werden, dann ist das sp├Ątestens bei der Beauftragung externer Firmen oder bei Besch├Ąftigung von Dienstkr├Ąften eine Position f├╝r die NK-Abrechnung. In einigen Wohnanlagen gibt es auch noch Sicherheitspersonal, aber denke dies verdient bei der kleinen Anzahl keinen eigenen Punkt.

  • Beleuchtung

Die Beleuchtung der Wohnanlage, des Flures und bei einigen Immobilien auch die Stra├čenlaterne fallen unter Beleuchtungskosten an. Ein Bekannter kann gegen die ungew├╝nschte Stra├čenlaterne, die insgesamt zwei Parkpl├Ątze f├╝r die Stra├če verhindert, nichts machen, aber muss die Kosten jeden Monat daf├╝r tragen.

  • Versicherungen

Bei meinen Recherchen zu dem Thema habe ich anfangs gedacht, dass sich die Versicherungen auf ein paar Beschr├Ąnken, jedoch k├Ânnen sehr viele Arten von Versicherungen in der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Die Geb├Ąudehaftpflichtversicherung, die Geb├Ąudeversicherung gegen Naturgewalten und die Glasversicherung f├╝r zum Beispiel die Fenster im Flur und im Eingangsbereich waren mit bewusst. Jedoch kann auch der Fahrstuhl versichert werden, so dass die Kosten f├╝r Wartungen und Reparaturen bei einem Schaden entfallen und durch die Versicherung abgedeckt sind. Wenn eine Immobilie ├╝ber einen ├ľltank und einen Gastank verf├╝gt, dann kann f├╝r eventuelle Sch├Ąden ebenfalls eine Versicherung vom Vermieter abgeschlossen und in den Betriebskosten aufgeteilt werden. F├╝r spezielle Versicherungen gegen Erdbeben, Hochwasser oder Terrorismus muss der Vermieter allerdings aufzeigen k├Ânnen, dass die Immobilie in einem gef├Ąhrdeten Gebiet steht und ein Grundsatz der Wirtschaftlichkeit gegeben ist.

  • Schornsteinreinigung

Die Kosten f├╝r den Schornsteinfeger sind ebenfalls Teil der Nebenkosten. Immerhin lief bei meinem Vater die Kommunikation zwischen ihm als Vermieter und der Kommunikation mit dem Schornsteinfeger immer ├╝ber ihn. Er holte sich von seinen Mietern in der Dachgeschosswohnung immer die Erlaubnis ein, dass er die Wohnung bei deren Abwesenheit betreten d├╝rfe, damit diese nicht Zuhause sein mussten. Ein toller Vermieter-Service w├╝rde ich mal behaupten.

  • Wascheinrichtungen

Meine Oma hatte im Keller ihres Hochhauses einen Waschkeller. Dort trugen sich die Mieter*innen f├╝r ihre Waschtage immer in eine Liste ein. Die Kosten waren nat├╝rlich Teil der Betriebskosten und kein kostenloser Service der Wohnungsgesellschaft.

  • Gemeinschafts-Antennenanlage und Breitbandanschluss

Es soll noch Wohnanlagen geben, da wird das Fernsehen ├╝ber eine gemeinschaftliche Antennenanlage bezogen. In einigen F├Ąllen gibt es nat├╝rlich auch einen gemeinsamen Breitbandanschluss. Dieser Text geht jetzt auf keine individuellen Wohnsituationen ein. Diese Nebenkosten f├╝r den gemeinsamen Breitbandanschluss treten zum Beispiel bei unserer Wohngemeinschaft (WG) auf, da der Internetanschluss ├╝ber den Vermieter l├Ąuft.

Hilfe bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen

Ein ehemaliger Mitarbeiter dieser Redaktion hat mir┬áobjego* gezeigt, einem Tool f├╝r Vermieter*innen, um fehlerfreie Nebenkostenabrechnungen zu erstellen. Die Digitalisierung vereinfacht die stundenlange und manuelle Arbeit f├╝r Vermieter*innen und daher bietet diese Tool die optimale Unterst├╝tzung. Sie legen einfach Ihre Mietobjekte und bef├╝llen diese mit den Stammdaten aus den Mietvertr├Ągen Ihrer Mieter*innen. Dank einer Schritt-f├╝r-Schritt-Anleitung unterst├╝tzt objego Sie bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Die Ergebnisse werden automatisch in ein rechtssicheres Schreiben ├╝bertragen, welches Sie dann f├╝r den Versand an Ihre Mieter ausdrucken k├Ânnen.

Versand von Nebenkostenabrechnungen

Bei der Zustellung der Nebenkostenabrechnung ist zu beachten, dass es bei einer Klage dazu kommen kann, dass Sie einen Beweis der Zustellung erbringen m├╝ssen. Das Einschreiben mit R├╝ckschein ist die sicherste Variante, wenn Sie wirklich auf Nummer sicher gehen wollen.

Kostenloses Muster f├╝r Nebenkostenabrechnung

Ein kostenloses Muster f├╝r die Nebenkostenabrechnung birgt auch viele Gefahren mit sich. Die meisten sind Lockmittel f├╝r Produkte und Dienstleistungen oder wurden viele Jahre nicht mehr bearbeitet. Darum immer bei kostenlosen Mustern aufpassen, dass der Download keine Viren enth├Ąlt und auch den aktuellen rechtlichen Grundlagen f├╝r die Betriebskostenabrechnung erf├╝llen kann.

Kontenlose Testphase f├╝r Abrechnungstool

Viele Vermieter*innen suchen im Internet nach einem kostenlosen Muster f├╝r die Nebenkostenabrechnung zum Download. Wir haben etwas effektiveres f├╝r euch, denn objego kann┬áhier kostenlos* f├╝r einen Monat getestet werden. Mit dieser Software f├╝r die Erstellung Ihrer n├Ąchsten Abrechnung vermeiden Sie Fehler und vermeiden somit Probleme mit Ihren Mietern. Die Digitalisierung vereinfacht das Leben von Immobilienbesitzern und Immobilienmaklern enorm, wie es unsere Tool-Empfehlungen immer wieder zeigen.

Welches System haben Sie f├╝r die Erstellung der Nebenkostenabrechnung? K├Ânnen Sie sich die Nutzung eines Tools vorstellen? Wir freuen uns auf Ihr Feedback in den Kommentaren dieses Artikels.

Tipps von einem Experten f├╝r Nebenkostenabrechnungen im MDR

Bei YouTube nach diesem Thema suchen ist keine einfache Sache, denn viele punkten nur mit Halbwissen oder wollen uns nur etwas verkaufen. Wir haben jedoch ein spannendes, hilfreiches und interessantes Video mit Tipps von einem echten Experten gefunden, welches wir euch nat├╝rlich nicht vorenthalten wollen. In der Sendung „MDR um 4“ berichtet Finanzexperte Hermann-Josef Tenhagen ├╝ber das Thema.

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Nun haben wir eigentlich alle Punkte zusammen, um eine kostenlose Checkliste f├╝r Mieter und Vermieter darzustellen. Gehen Sie mit Hilfe unseres Artikels die einzelnen Punkte, die Sie ├╝bersichtlich im Inhaltsverzeichnis finden, durch und erstellen so Ihre Betriebskostenabrechnung oder k├Ânnen als Vermieter*in ihre Abrechnung nachvollziehen oder gar anfechten.

Bildquelle: Pixabay-User JHertle | *= Affiliate-Link

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2 Antworten

  1. Moritz sagt:

    Tool sind einfach mega praktisch f├╝r diese ganzen Themen. Keine Ahnung wie das die Leute vor 30 Jahren gemacht haben haha. Heutzutage gibt es in dieser Hinsicht wirklich viele M├Âglichkeiten. Und auch eure Tipps und Infos im Beitrag haben mir wirklich weitergeholfen! Vielen Dank daf├╝r an dieser Stelle. Moritz T.

  2. Super geschriebener und informativer Artikel :-). In diesen Blog werde ich mich noch richtig einlesen

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