Nebenkostenabrechnung erstellen | Aufklärung, Tipps und ein Tool

Jedes Jahr muss ich mir die Klagen meines Vaters anhören, der für seine Mieter die Nebenkostenabrechnung (NK-Abrechnung), oder auch Betriebskostenabrechnung, erstellen muss. Obwohl es bedeutet, dass über Nachzahlungen auch Geld auf das Konto des Vermieters landen kann, ist der Aufwand schon sehr hoch. Witzig ist, dass meine Vermieter, die uns ihre Gewerbeimmobilie für die Redaktion vermieten, ebenfalls über den Aufwand klagen. Die Berechnung und Zusammenstellung der Nebenkosten ist in meinen Augen kein Hexenwerk, denn haben Vermieter*innen die Unterlagen immer ordentlich und übersichtlich beisammen gehalten, dann kann die Anfertigung einer Nebenkostenabrechnung schnell erledigt werden.

Zusammensetzung einer Nebenkostenabrechnung

Die in der Nebenkostenabrechnung enthaltenen Nebenkosten und Betriebskosten werden gerecht unter den Mietern aufgeteilt. Neben der Kaltmiete sind die Betriebskosten oder Nebenkosten der Teil der monatlichen Miete, der unter die Warmmiete fällt. In der Abrechnung der Nebenkosten können ziemlich viele Posten aufgeführt sein. Es kommt dabei auf die Art der Immobilie und den jährlich angebotenen Service an.

Kostenlose Checkliste für Mieter und Vermieter

Für Vermieter ist es wichtig, dass eine Abrechnung nicht angefochten werden kann und diese alle wichtigen Inhalte und Merkmale aufweist. Mieter können von den Fehlern ihrer Vermieter bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung profitieren, weil sie dieser dann widersprechen können. Darum haben wir eine kostenlose Checkliste für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung für Mieter und Vermieter erstellt, welche sich hierheruntergeladen werden kann. Speichern Sie sich das Bild einfach ab und drucken es sich aus.

Wichtige Inhalte einer Betriebskostenabrechnung

Damit eine Betriebskostenabrechnung nicht so einfach angefochten werden kann, sind bei der Erstellung des Anschreibens die Formalitäten wichtig. Immer wieder gibt es juristische Streitereien um die Nebenkosten. Um als Vermieter*in die optimale Position in einem solchen Streit zu haben, sollten Sie die Nebenkostenabrechnung immer auf Fehler untersuchen und alle notwendigen Erklärungen enthalten, damit die Kostenaufstellung nachvollziehbar ist. Hierzu gehört als wichtigstes Element der transparente Verteilerschlüssel. Natürlich müssen Sie die Anschrift der Mieters auf die Abrechnung schreiben, aber auch die Adresse der Mietimmobilie, damit die Abrechnung eindeutig Ihrem Objekt zugeordnet werden kann.

Transparenz bei der Abrechnung schaffen

Dieser Verteilerschlüssel klärt die Mietparteien darüber auf, welchen Anteil sie zu bezahlen haben. In diesem Verteilerschlüssel können zum Beispiel die Wohnfläche, die Anzahl von Wohneinheiten oder die Größe des Haushalts unterschiedliche Gewichtungen bei der Berechnung haben. Diese Berechnung ist für die verbrauchsabhängigen Nebenkosten wichtig, wie zum Beispiel der Verbrauch von Wasser und Heizkosten. Zusätzlich befinden sich noch die nicht verbrauchsabhängigen Faktoren in der Betriebskostenabrechnung, wie die Kosten für die Müllabfuhr oder die Beauftragung eines Winterdienstes. Die Abrechnung muss auch die genaue Summe der Vorauszahlungen der Nebenkosten enthalten.

Fristen für Betriebskostenabrechungen

In der Nebenkostenabrechnung muss der Abrechnungszeitraum klar draufstehen. Dieser definiert auch die Frist für die Zahlung der Nebenkosten. Der Vermieter hat die Frist einzuhalten, dass er die Nebenkostenabrechnung spätestens nach 12 Monaten nach dem Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums an die Mieter*innen aushändigt. Mieter*innen können die Rechnung über einen Zeitraum von 12 Monaten auf formale Fehler überprüfen und Widerspruch einlegen.

Sollte dem Mieter ein Guthaben zustehen, dann muss der Vermieter dieses spätestens nach dem Ablauf von 30 Tagen nach Zusendung der Abrechnung auszahlen. Für Vermieter*innen ist zu empfehlen, dass die Vorauszahlungen der Nebenkosten für das Folgejahr angepasst werden, um Vermieter sinnvoll zu entlasten.

Umgang mit fehlerhaften Nebenkostenabrechnungen

Die fehlerhafte Nebenkostenabrechnung kann dazu führen, dass es bis vor das Gericht geht. Das richtige umlegen, abrechnen und Anschreiben sind wirklich wichtige Details, die ein Vermieter beherrschen sollte. Der Gang zum Fachanwalt kann so erspart bleiben. Mieter können sich an den Mieterverein wenden oder eines der zahllosen Angebote der Rechtsberatung einholen. Das Mietrecht ist ein lukrativer Fachbereich für Juristen. Es wird eigentlich immer empfohlen die vorliegenden Betriebskosten zu prüfen, um vermeintlich hohe Kosten nachvollziehbar werden zu lassen. Gehen Sie dafür die einzelnen Positionen durch und wenn Sie Kontakt zu einem Nachbarn haben, dann vergleichen Sie diese doch mit dem anderen Mieter. Sollte eine fehlerhafte Abrechnung vorliegen, dann nehmen Sie zuerst Kontakt mit dem Vermieter auf und lassen sich die Abrechnung erklären.

Liste über 16 Posten auf einer Nebenkostenabrechnung

1. Heizkosten
2. Wasserkosten
3. Grundsteuer
4. Abwasser
5. Fahrstuhlkosten
6. Straßenreinigung
7. Müllabfuhr
8. Reinigungsdienstleistungen
9. Hausmeister
10. Concierge
11. Beleuchtung
12. Versicherungen
13. Schornsteinreinigung
14. Kosten für Wascheinrichtungen
15. Gemeinschafts-Antennenanlage
16. Breitbandanschluss

Erklärungen der möglichen Kostenfaktoren

• Heizkosten

Für die Heizkosten hat jeder Mieter in der Regel eine eigene Uhr, welche gerade bei dem Einsatz einer Zentralheizung natürlich wichtig ist. Der Jahresverbrauch wird dann anteilig abgelesen und befindet sich dann in der Nebenkostenabrechnung wieder. Dies setzt natürlich voraus, dass die Heizkosten überhaupt ein Teil der Warmmiete sind und nicht individuell durch einen eigenen Anbieter bestellt sind.

• Wasserkosten

Einen eigenen Wasseranbieter haben wir als Mieter in einer Immobilie nicht. Die Kosten für das Kaltwasser und Warmwasser wird auf die Nebenkosten umgelegt. Mit Hilfe eines Wasserzählers kann der genaue Verbrauch einer Mieteinheit bestimmt werden. Die einzelnen Mieter finden so die Abrechnung ihres individuellen Verbrauchs wieder. Zusätzlich zu dem im Alltag verbrauchten Wasser kommen hier bei einigen Immobilien noch die Kosten für die Bewässerung von Grünanlagen hinzu.

• Grundsteuer

Jedes Jahr ist für den Besitzer der Immobilie die Grundsteuer fällig. Diese öffentlichen Lasten sind laut dem Gesetzgeber umlagefähig. Diese unterscheidet sich in Deutschland je nach Bundesland. Diese Steuer gehört zu den umlagefähigen Nebenkosten und wird in der Regel auch genutzt. Dennoch habe ich schon oft gehört, dass ein Argument für Mieterhöhungen gerne die Erhöhung der Grundsteuer ist, aber das wäre falsch, wenn diese dann noch in den jährlichen Betriebskosten auftauchen würde. Die Grundsteuer bitte nicht mit der Grunderwerbssteuer verwechseln, die Sie beim Kauf einer Immobilie an das jeweilige Bundesland zahlen müssen. Diese Grunderwerbssteuer sollte als Fehler bei der Baufinanzierung vermieden werden.

• Abwasser

In Deutschland zahlt jeder Mensch im Schnitt 120 € im Jahr für das Abwasser. Das saubere Leitungswasser für den täglichen Gebrauch liegt bei circa 80 € pro Einwohner. Die Kosten für das Abwasser wird sich beim Vermieter abgeholt, der diese Kosten ebenfalls in die NK-Rechnung einfließen lässt.

• Fahrstuhlkosten

Ich möchte meinen Fahrstuhl nicht mehr missen, aber auch hier fallen für Wartungen, Reparaturen und Strom natürlich Kosten an. Diese anfallenden Kosten können mit der Nebenkostenabrechnung abgerechnet werden, wenn nichts anderes im Mietvertrag vereinbart wurde. Da meistens jede Wohnung den Zugang zum Fahrstuhl hat und sei es die Fahrt vom Erdgeschoss in den Keller, beteiligt sich auch die unterste Etage an den Kosten für den Fahrstuhl.

• Straßenreinigung und Müllabfuhr

Die Städte und Kommunen reinigen unsere Straßen oder holen die Mülltonnen nicht gratis ab. Ein Teil der Kosten zahlt der Vermieter und hat damit eine neue Umlage für die Abrechnung mit seinen Mieterinnen und Mietern.

• Reinigungsdienstleistungen, Hausmeister und Concierge

Wenn die Flure regelmäßig gewischt, geputzt und gereinigt oder die Grünanlagen schön gemacht werden, dann ist das spätestens bei der Beauftragung externer Firmen oder bei Beschäftigung von Dienstkräften eine Position für die NK-Abrechnung. In einigen Wohnanlagen gibt es auch noch Sicherheitspersonal, aber denke dies verdient bei der kleinen Anzahl keinen eigenen Punkt.

• Beleuchtung

Die Beleuchtung der Wohnanlage, des Flures und bei einigen Immobilien auch die Straßenlaterne fallen unter Beleuchtungskosten an. Ein Bekannter kann gegen die ungewünschte Straßenlaterne, die insgesamt zwei Parkplätze für die Straße verhindert, nichts machen, aber muss die Kosten jeden Monat dafür tragen.

• Versicherungen

Bei meinen Recherchen zu dem Thema habe ich anfangs gedacht, dass sich die Versicherungen auf ein paar Beschränken, jedoch können sehr viele Arten von Versicherungen in der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Die Gebäudehaftpflichtversicherung, die Gebäudeversicherung gegen Naturgewalten und die Glasversicherung für zum Beispiel die Fenster im Flur und im Eingangsbereich waren mit bewusst. Jedoch kann auch der Fahrstuhl versichert werden, so dass die Kosten für Wartungen und Reparaturen bei einem Schaden entfallen und durch die Versicherung abgedeckt sind. Wenn eine Immobilie über einen Öltank und einen Gastank verfügt, dann kann für eventuelle Schäden ebenfalls eine Versicherung vom Vermieter abgeschlossen und in den Betriebskosten aufgeteilt werden. Für spezielle Versicherungen gegen Erdbeben, Hochwasser oder Terrorismus muss der Vermieter allerdings aufzeigen können, dass die Immobilie in einem gefährdeten Gebiet steht und ein Grundsatz der Wirtschaftlichkeit gegeben ist.

• Schornsteinreinigung

Die Kosten für den Schornsteinfeger sind ebenfalls Teil der Nebenkosten. Immerhin lief bei meinem Vater die Kommunikation zwischen ihm als Vermieter und der Kommunikation mit dem Schornsteinfeger immer über ihn. Er holte sich von seinen Mietern in der Dachgeschosswohnung immer die Erlaubnis ein, dass er die Wohnung bei deren Abwesenheit betreten dürfe, damit diese nicht Zuhause sein mussten. Ein toller Vermieter-Service würde ich mal behaupten.

• Wascheinrichtungen

Meine Oma hatte im Keller ihres Hochhauses einen Waschkeller. Dort trugen sich die Mieter*innen für ihre Waschtage immer in eine Liste ein. Die Kosten waren natürlich Teil der Betriebskosten und kein kostenloser Service der Wohnungsgesellschaft.

• Gemeinschafts-Antennenanlage und Breitbandanschluss

Es soll noch Wohnanlagen geben, da wird das Fernsehen über eine gemeinschaftliche Antennenanlage bezogen. In einigen Fällen gibt es natürlich auch einen gemeinsamen Breitbandanschluss. Dieser Text geht jetzt auf keine individuellen Wohnsituationen ein. Diese Nebenkosten für den gemeinsamen Breitbandanschluss treten zum Beispiel bei unserer Wohngemeinschaft (WG) auf, da der Internetanschluss über den Vermieter läuft.

Hilfe bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen

Ein ehemaliger Mitarbeiter dieser Redaktion hat mir objego* gezeigt, einem Tool für Vermieter*innen, um fehlerfreie Nebenkostenabrechnungen zu erstellen. Die Digitalisierung vereinfacht die stundenlange und manuelle Arbeit für Vermieter*innen und daher bietet diese Tool die optimale Unterstützung. Sie legen einfach Ihre Mietobjekte und befüllen diese mit den Stammdaten aus den Mietverträgen Ihrer Mieter*innen. Dank einer Schritt-für-Schritt-Anleitung unterstützt objego Sie bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Die Ergebnisse werden automatisch in ein rechtssicheres Schreiben übertragen, welches Sie dann für den Versand an Ihre Mieter ausdrucken können.

Versand von Nebenkostenabrechnungen

Bei der Zustellung der Nebenkostenabrechnung ist zu beachten, dass es bei einer Klage dazu kommen kann, dass Sie einen Beweis der Zustellung erbringen müssen. Das Einschreiben mit Rückschein ist die sicherste Variante, wenn Sie wirklich auf Nummer sicher gehen wollen.

Kostenloses Muster für Nebenkostenabrechnung

Ein kostenloses Muster für die Nebenkostenabrechnung birgt auch viele Gefahren mit sich. Die meisten sind Lockmittel für Produkte und Dienstleistungen oder wurden viele Jahre nicht mehr bearbeitet. Darum immer bei kostenlosen Mustern aufpassen, dass der Download keine Viren enthält und auch den aktuellen rechtlichen Grundlagen für die Betriebskostenabrechnung erfüllen kann.

Kontenlose Testphase für Abrechnungstool

Viele Vermieter*innen suchen im Internet nach einem kostenlosen Muster für die Nebenkostenabrechnung zum Download. Wir haben etwas effektiveres für euch, denn objego kann hier kostenlos* für einen Monat getestet werden. Mit dieser Software für die Erstellung Ihrer nächsten Abrechnung vermeiden Sie Fehler und vermeiden somit Probleme mit Ihren Mietern. Die Digitalisierung vereinfacht das Leben von Immobilienbesitzern und Immobilienmaklern enorm, wie es unsere Tool-Empfehlungen immer wieder zeigen.

Welches System haben Sie für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung? Können Sie sich die Nutzung eines Tools vorstellen? Wir freuen uns auf Ihr Feedback in den Kommentaren dieses Artikels.

Tipps von einem Experten für Nebenkostenabrechnungen im MDR

Bei YouTube nach diesem Thema suchen ist keine einfache Sache, denn viele punkten nur mit Halbwissen oder wollen uns nur etwas verkaufen. Wir haben jedoch ein spannendes, hilfreiches und interessantes Video mit Tipps von einem echten Experten gefunden, welches wir euch natürlich nicht vorenthalten wollen. In der Sendung „MDR um 4“ berichtet Finanzexperte Hermann-Josef Tenhagen über das Thema.

Nun haben wir eigentlich alle Punkte zusammen, um eine kostenlose Checkliste für Mieter und Vermieter darzustellen. Gehen Sie mit Hilfe unseres Artikels die einzelnen Punkte, die Sie übersichtlich im Inhaltsverzeichnis finden, durch und erstellen so Ihre Betriebskostenabrechnung oder können als Vermieter*in ihre Abrechnung nachvollziehen oder gar anfechten.

Bildquelle: Pixabay-User JHertle | *= Affiliate-Link