Nebenkostenabrechnung – das müssen Vermieter beachten

Die Nebenkostenabrechnung wird in der Regel einmal im Jahr erstellt und an die Mieter übermittelt. In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu wissen, dass es für die jährliche Erstellung der Abrechnung keine gesetzliche Vorgabe gibt. Vermieter können die Abrechnung häufiger oder auch seltener erstellen. Der jährliche Turnus hat sich durchgesetzt, weil er Vorteile mit sich bringt. Ein Kalenderjahr ist ein überschaubarer Zeitraum, der planbar ist. Dies kommt Mietern und Vermietern gleichermaßen entgegen. Die Zahlung der Abschläge als Vorauszahlung für die Nebenkosten kommen zur eigentlichen Mietzahlung, der sogenannten Kaltmiete, hinzu. Die Abschläge werden mit den tatsächlich angefallenen Nebenkosten verrechnet.

Es kommt zu einer Nachzahlung oder zu einem Guthaben, das mit den kommenden Zahlungen verrechnet wird. Diese Praxis ist bei den meisten Vermietern üblich.

Vermieter ist zur Erstellung einer Abrechnung verpflichtet

Pflichten aus der Nebenkostenabrechnung ergeben sich jedoch nicht nur für die Mieter, sondern auch für die Vermieter. So haben Sie eine zeitliche Vorgabe, in der die Nebenkostenabrechnung zu erstellen ist. Wird diese Vorgabe nicht eingehalten, verliert der Vermieter den Anspruch auf die Erstellung der Abrechnung. Dies kann für den Mieter von Vorteil oder Nachteil sein. Hier kommt es darauf an, ob der Mieter eine zu hohe oder zu niedrige Vorauszahlung geleistet hat. War die Vorauszahlung zu hoch, hat der Vermieter aufgrund der Verjährung seinen Anspruch auf Ausgleich des offenen Betrages verwehrt.

Er muss für den Ausgleich selbst aufkommen. Der Mieter ist der Entscheidung des Vermieters, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen oder darauf zu verzichten, jedoch nicht ausgeliefert. Er hat ein Recht auf die Abrechnung und kann sie in angemessenen Abständen anfordern. Auch hier hat sich der Zeitraum von einem Jahr durchgesetzt. Wenn der Vermieter keine Nebenkostenabrechnung versendet, sollte der Mieter diese schriftlich anfordern und dem Vermieter eine Frist setzen. Diese sollte angemessen sein. Der Vermieter kann auf die turnusgemäße Abrechnung verweisen, wenn diese mit der Forderung nach der Übermittlung einer aktuellen Abrechnung durch den Mieter in einem engen zeitlichen Zusammenhang steht.

Sollte die letzte Abrechnung jedoch schon einige Zeit her sein, muss der Vermieter seiner Verpflichtung zur Erstellung der Abrechnung nachkommen.

Wann der Anspruch auf Forderungen aus den Nebenkosten verjährt

Die Nebenkostenabrechnung und die damit verbundenen Forderungen unterliegen der Verjährung. Somit ist das Bürgerliche Gesetzbuch bindend. Dieses schreibt vor, dass Ansprüche mit dem Ende des dritten Jahres, nachdem der Anspruch entstanden ist, verjähren. In der Praxis bedeutet dies, Dass Ansprüche aus einer Nebenkostenabrechnung aus dem Jahre 2019 zum 1. Januar 2023 verjährt sind. Die Verjährung tritt ein, wenn der Vermieter keine Nebenkostenabrechnung erstellt oder es unterlassen hat, offene Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung von 2019 zu mahnen.

Formelle Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung

Eine Nebenkostenabrechnung hat nur dann Gültigkeit, wenn die Formalie beachtet worden ist. Diese ergibt sich aus den gesetzlichen Bestimmungen für die Erstellung von Rechnungen, die ebenfalls im Bürgerlichen Gesetzbuch zu finden sind. Der Vermieter kann sich sowohl über die zeitlichen Fristen als auch über die notwendigen Formalien in praxisnaher Literatur informieren. Eine gutes Beispiel dafür wäre das über Haufe erschienene Werk „Nebenkostenabrechnung für Vermieter“. Es ist in diesem Zusammenhang wichtig zu wissen, dass eine Nebenkostenabrechnung, die der festgesetzten Norm nicht entspricht, keine Gültigkeit besitzt. Der Mieter kann der Abrechnung widersprechen. Vor allem muss er die Summe nicht zahlen.

Auf der Nebenkostenabrechnung muss die Adresse des Mieters und des Vermieters angegeben sein. Zudem ist es notwendig, die Wohneinheit genau zu beschreiben. Weiterhin müssen alle Posten der Nebenkostenabrechnung transparent dargestellt sein. So ist es wichtig, dass der Vermieter die Gesamtkosten für das Objekt angibt und in einem zweiten Schritt die Kosten für den Mieter ermittelt und darlegt. Dies erfolgt nicht nach der Anzahl der Wohneinheiten, sondern nach einem Schlüssel. Mieter mit größeren Wohneinheiten übernehmen an den Gesamtkosten einen gröberen Anteil als Mieter in kleineren Wohnungen. Am Ende muss die zu Zahlende oder zu erstattende Summe aufgeführt sein. Der Vermieter muss eine Zahlungsfrist setzen. Am Ende dieser Frist kann er das Mahnverfahren anstrengen.

Bildquelle: Pixabay-User Cobanams

 

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